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Un lieu de travail accessible et inclusif contribue à une bonne santé mentale au travail. L’utilisation d’un langage simple dans vos communications est un bon point de départ.
La quantité d’informations qui nous parviennent chaque jour est renversante. Nous sommes inondés de courriels, de documents et de messages. Nous épluchons nos boîtes de réception à la recherche des signes révélateurs des voleurs de temps afin de prioriser ce que nous lirons réellement.
Si des dizaines de nouveaux courriels vous attendent au début de votre journée, quelles sont les chances que vous repériez chaque message pertinent? Si vous décidez d’ouvrir un message, le lirez-vous jusqu’au bout? Si vous êtes fatigué ou pressé, comprendrez-vous le message que l’auteur essaie de transmettre?
Une chose est sûre : si ce message n’est pas clair, concis et facile à comprendre, il restera au bas de la liste ou sera supprimé.
Il est donc d’autant plus important d’employer un langage simple. Ce faisant, vous avez plus de chances de faire passer votre message fidèlement et de permettre au lecteur de comprendre aussi rapidement, facilement et complètement que possible.
Mythes sur le langage simple
L’adoption d’un langage simple au travail est parfois perçue comme trop compliquée ou plus ou moins nécessaire. Penchons-nous sur deux mythes répandus sur le langage simple.
Mythe : L’utilisation d’un langage simple prend trop de temps et coûte trop cher.
Réalité : L’utilisation d’un langage simple permet d’économiser du temps et de l’argent. Lorsque les gens comprennent ce qu’ils lisent, ils ont besoin de moins de précisions et font moins d’erreurs.
Mythe : Il n’est pas nécessaire d’employer un langage simple pour s’adresser aux personnes qui lisent couramment.
Réalité : L’emploi d’un langage simple aide tous les lecteurs à comprendre ce qu’ils lisent. Les personnes possédant de bonnes aptitudes en lecture sautent des informations ou ne lisent tout simplement pas les documents trop complexes, verbeux ou techniques.
Éliminer les obstacles
Pour rédiger clairement, il faut d’abord éliminer les obstacles. Les gens peuvent avoir des problèmes de langage, de la difficulté à lire ou à voir, ou des différences dans la perception ou le traitement de l’information. Les difficultés de lecture peuvent toucher de nombreuses personnes, et pas seulement celles qui vivent avec un trouble cognitif. Jusqu’à 10 % des gens ont de la difficulté à lire. Outre les barrières linguistiques, les lecteurs ne sont peut-être pas familiers avec votre sujet.
Dans certains environnements de travail, communiquer clairement peut s’avérer primordial lorsqu’il est question de santé et sécurité. Dans d’autres, le temps manque pour lire de longs documents. Des messages vagues et des directives qui prêtent à confusion peuvent constituer un grave danger.
Comment utiliser un langage simple?
- Déterminez votre public cible et la mesure qu’il doit prendre. Que doit comprendre le lecteur?
- Choisissez des mots que le public est susceptible de connaître.
- Concevez et structurez le document en fonction des besoins du public.
- Utilisez des phrases et des paragraphes courts et clairs.
- Gardez un ton positif et familier.
- Organisez et présentez le contenu de manière claire et logique.
- N’incluez que les détails qui facilitent la compréhension de l’information.
- Utilisez la voix active.
- Une fois le public et l’objectif ciblés, élaborez un plan. Utilisez la méthode du triangle inversé. Présentez d’abord les informations les plus importantes. Soyez concis et ne décrivez qu’un seul concept à la fois.
- Organisez l’information sous forme d’étapes ou de listes.
- Pour expliquer des idées et des concepts plus complexes, pensez à utiliser des exemples ou des scénarios simples. Expliquez au lecteur ce qu’il doit faire dans cette situation.
- Dans la mesure du possible, évitez le jargon et les acronymes : ils peuvent créer des barrières et exclure des personnes.
Besoin d’un exemple?
Signalisation en langage simple sur un quai de gare :
- « Attendez derrière la ligne jaune. »
Cette phrase simple indique la couleur de la ligne afin que les voyageurs sachent où se placer et attendre.
Comparez-la à une signalisation verbeuse contenant des détails inutiles :
- « Attendez derrière la ligne jaune jusqu’à l’arrivée du train, puis montez dans le train de manière ordonnée pour éviter de vous blesser. »
Même si ces détails sont vrais, ils n’ajoutent aucune information essentielle à la phrase.
Exemple tiré de Grammarly
Les avantages du langage simple deviennent évidents lorsque nous constatons qu’il améliore la communication et facilite l’accès à l’information, au contenu et au message pour tous. L’adoption d’un langage simple est un grand pas vers la création de milieux de travail accessibles. L’accessibilité consiste à créer des communautés et des milieux de travail qui permettent à chacun de participer pleinement, sans obstacle. Et tout le monde en profite.
